Abstract:
O artigo mostra os resultados de um estudo de caso sobre a implantação de um
sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em uma empresa do
setor de seguros, localizada na cidade de Florianópolis (SC). Apresenta o GED
como ferramenta para obtenção de informações de forma rápida, consistente e
precisa dentro de organizações, sejam elas privadas ou públicas. São abordados
conceitos de arquivo, documento, gestão de documentos e gerenciamento eletrônico
de documentos. Destaca-se que além de ser uma ferramenta para redução de
espaço físico e acesso simultâneo a documentos, o GED permite agilidade na
obtenção de informações auxiliando na tomada de decisões. Os resultados do
estudo mostram que as expectativas prévias, quanto à agilidade e acesso, foram
alcançadas. Identificou-se que a realização de um planejamento detalhado dos
processos de arquivamento, incluindo todos os detalhes da sua criação, segurança,
políticas de descarte e melhorias futuras, são fatores determinantes para o sucesso
na implantação de um sistema de GED. Verificou-se ser fundamental a participação
de um profissional da informação para planejar todo o processo de gestão, definindo
também os aspectos de padronização e estrutura de arquivamento.
This article presents the results of a case study on implementation of an
Electronic Document Management system (EDMS) at an insurance company
located in the city of Florianopolis (SC). It presents the EDMS as a tool for
obtaining information in a fast, consistent and precise way inside institutions,
whether they are private or public. Concepts or archive, document, document
management and electronic document management are approached. Besides
being a tool for reducing the physical space used and for simultaneous access
to documents, the EDMS offers agility in obtaining information which helps
decision-making. The study results show that the prior expectations regarding
agility and access were achieved. It was found that making a detailed plan of
archiving processes, which includes details of its creation, security, discard
policies and future improvements, is a determinant factor for the success of the
implementation of an EDMS. It was confirmed that the participation of an
information professional is fundamental to plan all the management process
and also to define archiving standardization aspects and structures.
