Arquivo universitário: implantação de políticas de gestão de documentos no gabinete do vice-reitor UFSM

Abstract

Este trabalho é resultado da pesquisa realizada no Gabinete do Vice-Reitor da Universidade Federal de Santa Maria – RS. Tem como finalidade apresentar as atividades de implantação de políticas de gestão documental, a fim de dar continuidade à implementação e estabelecimento de políticas adotadas pelo Departamento de Arquivo Geral. Assim, evidencia-se a importância de seguir as políticas do Sistema de Arquivos da Universidade Federal de Santa Maria (SIARQ), e também de incluir as acadêmicas responsáveis pelo projeto nas práticas teórico-científicas, a fim de aliar a teoria adquirida no decorrer do curso de Arquivologia com a prática de uma realidade institucional. Dessa maneira Para alcançar este objetivo, primeiramente foi realizado um diagnóstico do acervo documental para subsidiar a proposta de ações arquivísticas. Esta proposta, elaborada com base na revisão de literatura realizada, foi aprovada. Entre junho e novembro de 2011 esta proposta foi implementada. Neste sentido, este trabalho descreve a implementação desta política de gestão documental, ressaltando a sua relevância dentro de uma instituição, contribuindo para a eficiência na agilidade e no acesso à informação.

This work is the result of research conducted in the Office of the Vice Chancellor, Federal University of Santa Maria - RS. Its purpose is to present the activities of implementing document management policies in order to continue the implementation and establishment of policies adopted by the General Department of Archives. Thus, it becomes clear the importance of following the policies of the File System, Federal University of Santa Maria (SIARQ), and also include the academic responsible for the project in the theoretical and scientific practices in order to combine the theory acquired in the course of the Archival course of the practice of an institutional reality. Thus to achieve this goal, we first performed a diagnosis of documentary collection to support the proposed actions archival. This proposal, which is based on literature review, was approved. Between June and November 2011 this proposal was implemented. Thus, this paper describes the implementation of this policy document management, highlighting its relevance within an institution, contributing to efficiency and agility in accessing information.