O processo de criação e manutenção dos repositórios institucionais das universidades federais brasileiras

Abstract

Os repositórios institucionais têm por finalidade reunir, armazenar, preservar e disseminar a produção intelectual de suas Instituições. Com isso, toda a memória institucional tende a ficar armazenada em um único local, fato este que facilita a busca de documentos produzidos pela Instituição e, consequentemente, aumenta a visibilidade desta. Embora haja um crescente número de RIs no Brasil, ainda não há, na literatura, muitos relatos sobre o processo de criação e implementação de um repositório institucional, bem como os problemas encontrados no decorrer deste processo. Devido a este fato, o presente trabalho tem por objetivo principal investigar como ocorreu o processo de criação e manutenção dos repositórios institucionais das universidades federais brasileiras, tendo como objetivos específicos conhecer os motivos que levaram tais universidades federais a criar seus repositórios, averiguar como estão formadas as equipes de trabalho que lidam com o RI além de verificar se tais equipes encontraram problemas na utilização do sistema e as soluções encontradas. Para que os referidos objetivos fossem alcançados, foi necessário percorrer algumas etapas e a primeira delas foi a identificação das universidades federais brasileiras contempladas pelo edital FINEP/PCAL/XBDB 002/2009. Logo após, foi verificado se tais repositórios já estavam disponíveis online. Tal verificação se deu através da listagem com o endereço dos repositórios institucionais que utilizam o Dspace, disponível no site do Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia - IBICT. Com a listagem dos endereços eletrônicos dos repositórios institucionais das universidades federais brasileiras, foi enviado aos seus gestores, por e-mail, um questionário criado mediante a utilização da ferramenta Form do Google Docs. Entre as considerações observou-se que as respostas acerca dos problemas encontrados na criação e implementação dos repositórios institucionais foram distintas. Ressalta-se que as respostas mais frisadas dizem respeito à área de informática, causado pelo desconhecimento do Dspace ou por dificuldades durante a instalação do sistema, além de dificuldades no momento de customização do Dspace e de erros internos no sistema. Destaca-se ainda que as equipes de trabalho estão formadas em uma estrutura diferente da sugerida por renomados autores da área.

The institutional repositories are intended to gather, store, preserve and disseminate the intellectual output of their institutions. Thus, all institutional memory tends to be stored in one place to facilitate the search for documents produced by the Inst itution and therefore increases your visibility. Although there is a growing number of IRs in Brazil, there isn’t in literature, many reports on the process of creation and implementation of an institutional repository, as well as the problems encountered during this process. Due to this fact, the present work aims to investigate how was the process of creation and maintenance of institutional repositories of the Brazilian federal Universities, having how specific objectives to know the reasons that carried such federal universities to create their repositories, find out how they are formed the work teams to deal with the IR as well as verify if these teams found problems in using the system and their solutions. To achieve these objectives, it was necessary identify the Brazilian federal universities contemplated by the edict FINEP/PCAL/XBDB 002/2009. Soon after, we verified whether if such repositories were already available online. Such verification is made by listing of sites of the institutional repositor ies that use the Dspace, available at the Instituto Brasileiro de Informação em Ciência e Tecnologia - IBICT. With the list of email addresses of the institutional repositories of the Brazilian federal universities, was sent to managers a questionnaire created by using the Form tool of Google Docs . Between the considerations, it was observed that the responses about the problems encountered in the creation and implementation of institutional repositories have been different. The answers with more emphasis r efer the area of computer science, caused by not knowledge of the Dspace or difficulties in installing the system, beyond difficulties when customizing the Dspace and internal errors in the system. Besides, it was noted that work teams are formed in a different structure from that suggested by renowned authors in the area.