Gerenciamento eletrônico de documentos: um estudo de caso

Abstract

O artigo mostra os resultados de um estudo de caso sobre a implantação de um sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) em uma empresa do setor de seguros, localizada na cidade de Florianópolis (SC). Apresenta o GED como ferramenta para obtenção de informações de forma rápida, consistente e precisa dentro de organizações, sejam elas privadas ou públicas. São abordados conceitos de arquivo, documento, gestão de documentos e gerenciamento eletrônico de documentos. Destaca-se que além de ser uma ferramenta para redução de espaço físico e acesso simultâneo a documentos, o GED permite agilidade na obtenção de informações auxiliando na tomada de decisões. Os resultados do estudo mostram que as expectativas prévias, quanto à agilidade e acesso, foram alcançadas. Identificou-se que a realização de um planejamento detalhado dos processos de arquivamento, incluindo todos os detalhes da sua criação, segurança, políticas de descarte e melhorias futuras, são fatores determinantes para o sucesso na implantação de um sistema de GED. Verificou-se ser fundamental a participação de um profissional da informação para planejar todo o processo de gestão, definindo também os aspectos de padronização e estrutura de arquivamento.

This article presents the results of a case study on implementation of an Electronic Document Management system (EDMS) at an insurance company located in the city of Florianopolis (SC). It presents the EDMS as a tool for obtaining information in a fast, consistent and precise way inside institutions, whether they are private or public. Concepts or archive, document, document management and electronic document management are approached. Besides being a tool for reducing the physical space used and for simultaneous access to documents, the EDMS offers agility in obtaining information which helps decision-making. The study results show that the prior expectations regarding agility and access were achieved. It was found that making a detailed plan of archiving processes, which includes details of its creation, security, discard policies and future improvements, is a determinant factor for the success of the implementation of an EDMS. It was confirmed that the participation of an information professional is fundamental to plan all the management process and also to define archiving standardization aspects and structures.