Adoção do sistema eletrônico de informações em universidades: uma análise a partir da teoria da estruturação

Abstract

O Governo vem alterando o seu papel, ao longo dos últimos anos, a fim de aumentar a sua legitimidade perante os cidadãos que buscam maior transparência e otimização dos gastos públicos. Com a evolução da Tecnologia da Informação (TI), especialmente com o advento da Internet, o Governo buscou novas alternativas de gestão, incorporando a TI à gestão pública. Diversas iniciativas de disponibilização de informações e serviços públicos vêm sendo tomadas pelo governo federal com o intuito de obter os benefícios de economicidade, transparência, eficiência e controle social, especialmente com ações ligadas ao Governo Eletrônico. Sendo assim, o governo federal instituiu a obrigatoriedade do trâmite por meio eletrônico dos processos administrativos no âmbito do Poder Executivo Federal. Uma das opções das instituições é a adesão ao Sistema Eletrônico de Informações - SEI. Devido a várias instituições estarem implantando o SEI, tem-se como objetivo neste estudo compreender a dinâmica de adoção do processo eletrônico em universidades, a partir da Teoria da Estruturação da Tecnologia proposta por Orlikowski. Foram escolhidas duas universidades, levando-se em conta o tempo de adoção do SEI. A pesquisa, de abordagem qualitativa, buscou compreender o processo de adoção da referida tecnologia a partir da perspectiva dos membros das Comissões de Implantação e dos usuários do sistema, mediante a realização de entrevistas e grupos focais. Foram realizadas 15 entrevistas com 26 participantes, dos quais 16 pertenciam às comissões de implantação das instituições investigadas (considerados como mediadores do SEI) e 10 eram usuários do sistema. A análise permitiu identificar as principais ações que deram suporte ao processo de adoção do SEI no âmbito de cada instituição, assim como os fatores facilitadores (em que se destacaram o apoio da alta gestão, a sensibilização dos servidores, a atuação da comissão, as características do SEI e o benchmarking), as principais dificuldades encontradas (divergência na estrutura organizacional, lotação dos servidores e dispersão geográfica), os benefícios percebidos (celeridade, economia, acesso à informação, transparência, produtividade, sustentabilidade e otimização do espaço físico), assim como as principais barreiras ao uso (ferramentas de busca do sistema, documentos editáveis, alteração de documentos e infraestrutura). Identificaram-se, também, consequências em relação a algumas propriedades institucionais, as quais os usuários incorporam ao utilizarem o SEI, tais como: mudança de cultura, aumento de controle organizacional, reestruturação do trabalho, melhoria na gestão documental, aumento do conhecimento organizacional, segurança da informação, segurança jurídica e inserção tecnológica. A partir do modelo de meta-estruturação, verificou-se que as ações dos mediadores alteraram diferentes propriedades institucionais, afetando a própria configuração da tecnologia e intervindo no processo de estruturação do usuário. Essa influência mostrou-se facilitadora do uso do SEI, apesar de em alguns momentos restringir a ação dos usuários.

The government has been changing its role over the last few years in order to increase its legitimacy in response to citizens seeking greater transparency and better use of public spending. With the evolution of Information Technology (IT), especially with the advent of the Internet, the government has sought new management alternatives, incorporating IT to public management. Several initiatives for the provision of information and public services have been taken by the federal government in order to obtain the benefits of economy, transparency, efficiency and social control, especially with actions related to Electronic Government. Therefore, the federal government established the compulsory electronic processing of administrative processes within the Federal Executive Branch. One of the options of the institutions is the adhesion to the Electronic Information System - SEI. Due to the ongoing implementation of the SEI by several institutions, this study aimed to understand the dynamics of adoption of the electronic process in universities, from the Technology Structuration Theory proposed by Orlikowski. Two universities were chosen, taking into account the time of adoption of the SEI. The research, with a qualitative approach, sought to understand the process of adopting this technology from the perspective of the members of the Deployment Commissions and the users of the system, through interviews and focus groups. Fifteen interviews were carried out with 26 participants, of whom 16 were members of the committees of implantation (considered as mediators of the SEI) of the investigated institutions and 10 were users of the system. The analysis made it possible to identify the main actions that supported the SEI adoption process within each institution, as well as the facilitating factors (in which the support of the top management, the sensitization of the employees, the performance of the commission, SEI characteristics and benchmarking stood out), the main difficulties encountered (divergence in the organizational structure, employee allocation and geographic dispersion), perceived benefits (speed, economy, access to information, transparency, productivity, sustainability and optimization of the physical space), as well as the such as the main barriers to use (system search tools, editable documents, document changes and infrastructure). Consequences of some institutional properties, which users enact when using SEI, such as: culture change, increased organizational control, work restructuring, improved document management, increased organizational knowledge, information security, legal security and technological integration were also identified. From the meta-structuring model, it was verified that the actions of the mediators changed different institutional properties, affecting the configuration of the technology itself and intervening in the process of structuring the user. This influence was shown to be a facilitator of the use of the SEI, although in some moments it restricts the action of the users.