Processo eletrônico no Brasil: um estudo sobre facilitadores, inibidores e benefícios da sua adoção

Abstract

Nos últimos vinte anos, houve um aumento significativo no número de projetos de Governo Eletrônico, visando utilizar as Tecnologias de Informação e Comunicação (TIC) para auxiliar as organizações no fornecimento de informações e na prestação de serviços públicos. Em meio ao crescente uso da tecnologia da informação pela Administração Pública, o Processo Eletrônico (PE) surge como alternativa para melhoria da eficiência do governo. Em linhas gerais, o PE transfere a tramitação do papel para o meio eletrônico, o qual vem sendo adotado por diversas organizações públicas, sendo o Sistema Eletrônico de Informações (SEI) a solução de PE mais adotada. Com essa difusão, faz-se necessário explorar os fatores que facilitam ou inibem a sua adoção, bem como os impactos da sua utilização. Assim, objetivou-se nesse estudo analisar a adoção do PE nas organizações públicas brasileiras. Para tal, foi utilizada a abordagem de métodos mistos sequenciais, com uma primeira etapa qualitativa exploratória e uma segunda etapa quantitativa descritiva. Na etapa exploratória foram realizadas entrevistas com gestores envolvidos na difusão do PE nas organizações públicas, sendo os dados analisados através da técnica de análise temática, resultando na identificação de diferentes facilitadores, inibidores, benefícios e impactos negativos. Esses resultados subsidiaram o desenvolvimento do modelo conceitual da pesquisa, o qual se restringiu aos principais facilitadores e benefícios da adoção do PE nas instituições públicas, quais sejam: o apoio da alta gestão, a comunicação, o suporte técnico, a expectativa de desempenho, o treinamento, a prontidão organizacional e as pressões externas. O modelo foi testado em uma amostra de organizações que adotaram o SEI como solução de PE, totalizando 321 respondentes de 21 instituições participantes. Os dados da etapa quantitativa foram analisados por meio da modelagem de equações estruturais, apontando a expectativa de desempenho, o treinamento e a prontidão organizacional como os principais preditores da aceitação do PE. O processo de adoção do SEI nas instituições participantes foi avaliado por meio da análise descritiva, destacando-se a expectativa de desempenho, a comunicação e o apoio da alta gestão como os facilitadores da adoção do PE melhor avaliados. Quanto aos benefícios percebidos, a redução de custos, a maior velocidade do meio eletrônico e a maior transparência e publicidade dos processos apareceram como os principais. Acredita-se que o estudo auxiliará os gestores públicos a melhorar a forma de implantação e utilização do PE em suas instituições.

In the last twenty years, there has been a significant increase in the number of Electronic Government projects, aiming to use Information and Communication Technologies (ICT) to assist organizations in providing information and providing public services. Amidst the growing use of information technology by the Public Administration, the Electronic Process (PE) emerges as an alternative to improve government efficiency. In general terms, the EP transfers the paper process to the electronic medium, which has been adopted by several public organizations, and the Electronic Information System (SEI) is the most widely used EP solution. With this diffusion, it is necessary to explore the factors that facilitate or inhibit its adoption, as well as the impacts of its use. Thus, the objective of this study was to analyze the adoption of the EP in Brazilian public organizations. For this, the sequential mixed methods approach was used, with a qualitative exploratory first step and a second quantitative descriptive step. At the exploratory stage, interviews were conducted with managers involved in the dissemination of PE in public organizations. Data were analyzed through thematic analysis technique, resulting in the identification of different facilitators, inhibitors, benefits and negative impacts. These results supported the development of the conceptual model of the research, which was restricted to the main facilitators and benefits of the adoption of PE in public institutions, such as: top management support, communication, technical support, performance expectation, training, organizational readiness and external pressures. The model was tested in a sample of organizations that adopted SEI as a PE solution, totaling 321 respondents from 21 participating institutions. The data of the quantitative step were analyzed through the modeling of structural equations, pointing to the expectation of performance, training and organizational readiness as the main predictors of PE acceptance. The process of adopting SEI in the participating institutions was evaluated through a descriptive analysis, highlighting performance expectation, communication and support from top management as the best adopted EP adoption facilitators. As for the benefits perceived, the reduction of costs, the greater speed of the electronic medium and the greater transparency and publicity of the processes appeared as the main ones. It is believed that the study will help public managers improve the way in which PE is implemented and used in their institutions.